La gestión documental en empresas de seguridad privada es un aspecto crucial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y, sobre todo, el respeto por los derechos humanos. Al implementar instrumentos archivísticos, estas empresas no solo organizan su información, sino que también asumen un compromiso con la protección de los derechos fundamentales de sus empleados, clientes y de la sociedad en general.
¿Por qué es tan importante la evidencia documental en las empresas de Seguridad Privada y Vigilancia?
- Protección de los agentes: Una documentación adecuada puede proteger a los agentes de seguridad privada de acusaciones falsas o infundadas, garantizando así su integridad personal y profesional.
- Mejora de las prácticas: El análisis de la evidencia documental permite identificar patrones, tendencias y áreas de mejora en las operaciones de las empresas de vigilancia y seguridad privada, contribuyendo a la profesionalización del sector.
- Cumplimiento normativo: La Resolución del 23 de junio de 2023 establece las directrices fundamentadas en la Ley 594 de 2000, por lo que el incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas y penales.
Derechos Humanos Relevantes en la Gestión Documental en una empresa de Seguridad Privada
- Derecho a la privacidad: Los documentos que contienen información personal deben ser tratados con confidencialidad y protegidos de accesos no autorizados.
- Derecho a la libertad de expresión: Los documentos relacionados con denuncias o quejas deben ser tratados con imparcialidad y sin represalias.
- Derecho a la integridad física y psicológica: Los documentos que evidencian incidentes de violencia o acoso deben ser preservados para garantizar una investigación adecuada.
- Derecho a la igualdad y no discriminación: La gestión documental debe garantizar que no se discrimine a ninguna persona por motivos de raza, género, orientación sexual, religión o cualquier otra condición.
Implementación de las directrices en materia de Gestión documental en las empresas de seguridad Privada
Política de gestión documental: Elaborar una política que establezca los principios y procedimientos para la gestión de la documentación, con un énfasis especial en la protección de los derechos humanos
Tablas de retención documental: Con este instrumento, las empresas garantizarán un manejo adecuado de todos sus documentos, desde su origen hasta su disposición final. Las minutas, por su naturaleza, requerirán un tratamiento especial en situaciones excepcionales ocurridas durante la prestación del servicio, conforme a lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental.
Clasificación y descripción: Clasificar y describir los documentos de manera detallada, utilizando un sistema de clasificación que permita identificar fácilmente la información relevante para los derechos humanos.
Conservación: Establecer un plan de conservación para garantizar la integridad y durabilidad de los documentos a largo plazo.
Acceso y difusión: Definir las condiciones de acceso a la información, garantizando el derecho a la privacidad y protegiendo la información confidencial.
Digitalización: Considerar la digitalización de los documentos para facilitar el acceso y la preservación a largo plazo, siempre y cuando se garantice la seguridad de la información.
Capacitación del personal: Capacitar al personal en la gestión documental y en la importancia de respetar los derechos humanos en el manejo de la información.
Beneficios de una Gestión Documental con Enfoque en DDHH
- Mejora de la imagen corporativa: Demostrar un compromiso con los derechos humanos y la transparencia.
- Reducción de riesgos legales: Minimizar el riesgo de litigios y sanciones administrativas.
- Mayor eficiencia: Facilitar la búsqueda y recuperación de la información.
- Contribución a la construcción de una sociedad más justa: Promover el respeto por los derechos humanos en el sector de la seguridad privada.
En conclusión, la gestión documental es una herramienta fundamental para garantizar el respeto por los derechos humanos en las empresas de seguridad privada. Al implementar instrumentos archivísticos adecuados y con un enfoque en los DDHH, estas empresas no solo cumplen con sus obligaciones legales, sino que también contribuyen a construir una sociedad más justa y equitativa.